Zarządzanie dostawcami jest kluczowym elementem strategii operacyjnej firm produkcyjnych. Odpowiednie podejście do tego procesu ma olbrzymi wpływ na jakość naszych produktów, koszty oraz terminowość dostaw, co jest kluczowe do zapewnienia płynności produkcji.
W realiach sektora produkcyjnego współpraca z dostawcami z różnych części świat w rozbudowanych łańcuchach dostaw to chleb powszedni. Niesie ona ze sobą zarówno możliwości, jak i ryzyka związane z logistyką, kontrolą jakości oraz zgodnością z przepisami prawnymi i normami branżowymi.
Istnieje wiele wyzwań związanych z zarządzaniem dostawcami, takich jak niestabilność rynków surowców, zmieniające się regulacje międzynarodowe, konflikty zbrojne i ekonomiczne, czy konieczność spełniania coraz bardziej rygorystycznych standardów jakościowych. Firmy muszą nieustannie doskonalić swoje podejście, aby utrzymać konkurencyjność i zapewnić ciągłość produkcji.
Jednym z elementów, które możemy doskonalić aby zmniejszyć ryzyko wpływu zewnętrznych czynników na nasz biznes, to proces zarządzania dostawcami. Na to jak on będzie wyglądał ma wpływ kontekst naszej organizacji, specyfika biznesu który prowadzimy oraz szereg wymagań wynikających z norm i standardów międzynarodowych. Oprócz tego musimy pamiętać o obowiązku kaskadowania wymagań naszych Klientów w całym łańcuchu dostaw.
Jak nie zagubić się w tym natłoku wymagań, zabezpieczyć proces a przy tym ustrzec się marnotrawstwa?
Kluczem do sukcesu będzie ustandaryzowane całego obszernego procesu współpracy z dostawcami i zaprojektowanie go w taki sposób, aby nie zgubić żadnego z istotnych elementów.
Zarządzanie dostawcami – kluczowe etapy z perspektywy działu jakości
1. Selekcja dostawców
Wybór odpowiedniego dostawcy to jeden z najważniejszych etapów zarządzania łańcuchem dostaw. Firmy muszą ocenić kandydatów na podstawie szeregu kryteriów, które powinny być dobrane adekwatnie do zidentyfikowanych ryzyk i szans. Mogą to być parametry takie jak jakość produktów, zdolności produkcyjne, zgodność z normami branżowymi, stabilność finansowa oraz lokalizacja.
Proces kwalifikacji dostawców obejmuje weryfikację płynności finansowej dostawcy, analizę certyfikatów jakościowych, audyty systemu i/lub procesu, próbne dostawy oraz testy laboratoryjne komponentów. W doborze odpowiednich narzędzi musimy kierować się również wymaganiami branży oraz naszych Klientów.
Ważne jest, aby przy wyborze dostawcy kierować się również długoterminową strategią biznesu. Dzięki temu mamy większą szansę stworzyć portfolio dostawców, z którymi będziemy mogli nawiązać współpracę w ramach kilku projektów, co daje nam lepszą pozycję negocjacyjną.
2. Negocjacje i kontraktowanie
Po wybraniu odpowiedniego dostawcy, kluczowe stają się negocjacje warunków współpracy. Na tym etapie firmy skupiają się zazwyczaj na negocjacji cen i harmonogramów.
Czy aby na pewno to wystarczy? Z punktu widzenia ryzyk dla projektów oraz wymagań branży już od tego etapu powinniśmy omówić wszelkie znane dla nas aspekty jakościowe. Dzięki temu zmniejszamy prawdopodobieństwo niezgodności i nieporozumień między nami a dostawcą.
To właśnie w tym momencie skierujemy się w stronę naszego lesson learnt, aby sprawdzić, które z naszych wcześniejszych doświadczeń należy uwzględnić.
3. Zatwierdzenie dostawcy
Oprócz zatwierdzenia dostawcy podczas etapu wyboru dostawców musimy pamiętać również o szeregu wymagań dotyczących zatwierdzenia dostawcy w projekcie. Powinniśmy upewnić się, że dostarczany przez niego produkt, a więc również proces, są zgodne z obustronnymi wymaganiami (naszymi i Klienta).
Nie tylko w zakresie samej weryfikacji i walidacji produktu, ale również w zakresie współpracy logistycznej, finansowej, serwisowej oraz komunikacji. Zanim damy dostawcy “zielone światło” do produkcji seryjnej, upewnijmy się, że kluczowe aspekty naszej współpracy są omówione i uzgodnione.
A co jeśli zauważymy gdzieś braki? Ustalmy wraz z dostawcą realny action plan i realizując kolejne zadania, zbieramy potrzebne na przyszłość lesson learnt.
4. Monitorowanie i ocena dostawców
Samo zatwierdzenie produktu i wszystkich wymienionych wcześniej etapów istotnych z punktu widzenia zapewnienia dostaw nie kończy naszej współpracy z dostawcą. Celem zapewnienia jego ciągłego rozwoju, a przez to doskonalenia również naszych procesów powinniśmy monitorować i oceniać naszych dostawców.
Ocena dostawców jest niezbędnym elementem zapewnienia ciągłości jakości i efektywności dostaw. Regularna ocena dostawców umożliwia identyfikację problemów na wczesnym etapie i wdrażanie działań korygujących. W jaki sposób to robić?
Nie ma jednej złotej metody – wszystko zależy od tego w jakiej branży działamy, co identyfikujemy jako ryzyko dla naszego procesu oraz czego oczekują nasi Klienci.
5. Zarządzanie dostawcami – Jak skutecznie minimalizować ryzyko ?
Współpraca z dostawcami niesie ze sobą szereg ryzyk, takich jak opóźnienia w dostawach, niezgodności jakościowe czy problemy finansowe dostawców. Aby zminimalizować te zagrożenia, firmy stosują strategie dywersyfikacji dostawców i wdrażają plany awaryjne.
W przypadku wystąpienia problemów, szybka reakcja i skuteczne działania korygujące mogą zapobiec poważnym konsekwencjom, takim jak przestoje w produkcji czy wzrost kosztów operacyjnych. Ten etap jest sprawdzianem dla naszego systemu zarządzania. To on zweryfikuje nasze plany awaryjne, świadomość organizacji a przede wszystkim komunikację w organizacji.
6. Ciągłe doskonalenie współpracy
Rozwijanie naszych dostawców to obopólna korzyść. Z punktu widzenia Klienta dostawca, który się doskonali to zmniejszenie ryzyka dla jego biznesu. Z punktu widzenia dostawcy, rozwój i doskonalenie procesów to szansa na nawiązanie długotrwałych współprac a także szansa na zwiększenie swojej konkurencyjności na rynku.
Programy rozwoju dostawców mogą obejmować m.in. wsparcie w zakresie wdrażania standardów jakościowych, optymalizację procesów logistycznych oraz wdrażanie innowacji. Kluczem do sukcesu jest przede wszystkim budowanie świadomości i chęć współpracy z każdej strony.
Podsumowując, skuteczne zarządzanie dostawcami w branży automotive to proces złożony i wieloetapowy, który wymaga ciągłej uwagi, doskonalenia oraz elastyczności w dostosowywaniu się do dynamicznych warunków rynkowych.
Właściwa selekcja dostawców, oparcie decyzji biznesowych na danych, na analizie ryzyk i możliwości, a także długoterminowe podejście do współpracy pozwalają firmom budować stabilne i efektywne łańcuchy dostaw.
Pamiętajmy, że w relacji Dostawca – Klient nie ma wygranych i przegranych. Sukces i porażka w tym duecie zależy od zaangażowania i dojrzałości obu zainteresowanych stron.
Autorka: Klaudia Jabłońska
