Quality Alert jest uruchamiany po otrzymaniu zgłoszenia reklamacyjnego od klienta albo identyfikacji wewnętrznej niezgodności. Jego głównym celem jest wizualizacja wystąpienia problemu na stanowisku pracy. Dodatkowo służy poprawie świadomości pracowników.
Podstawowe informacje
Dokument ten jest jedną z licznych strategii dotyczących wdrażania natychmiastowych (ICA). Najczęściej jest on stosowany w połączeniu z selekcją oraz szkoleniem pracowników. Dzięki temu, że wiąże się z wypełnieniem odpowiedniej formatki, poprawia zarządzanie wizualne na linii produkcyjnej.
Quality Alert jest najczęściej wystawiany na okres jednego miesiąca. Może być on też wdrażany na dłuższy okres czasu w uzasadnionych przypadkach. Każdorazowo jednak powinno odbywać się to w oparciu o zatwierdzenie Kierownika Jakości lub innej osoby decyzyjnej. Takie rozwiązanie znajduje się właśnie w formularzu „Quality Alert – formatka”, jaki można bezpłatnie pobrać.
Z punktu widzenia zarządzania ważne jest aby takimi dokumentami prawidłowo zarządzać. W pierwszej kolejności musimy pamiętać o tym, że powinien to być dokument systemowy. Co to oznacza? Odpowiedź powiązana jest z tym, że dokument powinien:
– posiadać odpowiednią numerację
– być przywołanym w danej procedurze zakładowej. W tym wypadku najbardziej właściwa wydaje się procedura dot. zarządzania reklamacjami.
Quality Alert – struktura dokumentu
Oprócz podstawowych danych odnośnie identyfikacji miejsca zakładu, danych klienta oraz osoby otwierającej alert jakościowy dokument powinien zawierać:
- Wizualizację przedstawiającą identyfikację części zgodnej oraz niezgodnej
- Informację gdzie będą miały miejsce działania? Tutaj musimy określić miejsce: np. strefę poza linią, numer stanowiska, magazyn zewnętrzny.
- Wytyczne jakich części są zaafektowane oddziaływaniem alertu? W celu doprecyzowania można podać numery części dla wyrobów gotowych, numer serii, datę produkcji, wszystkie ilości zapasów, itp.
- Informację, jakie działania natychmiastowe są potrzebne. Quality Alert, poza raportem 8D, jest świetnym miejscem do ich zdefiniowania. W tej sekcji powinniśmy zdefiniować metody i kryteria kontroli, wzorce wizualne, sprzęt, certyfikowane narzędzia oraz zastosowane sprawdziany.
- Opis dla oznaczonych części po weryfikacji. Czy będą posiadać oznaczenie markerem, naklejką lub etykietą. Dodatkowo warto wcześniej ustalić z klientem miejsce, gdzie taka identyfikacja będzie się znajdować. Jest to istotne, żeby z jednego problemu nie wygenerować kolejnego.
- Rozwijając wątek identyfikacji ten sam aspekt powinien dotyczyć pojemnika z certyfikowanymi częściami.
- Informację jaka jest decyzja odnośnie części, komponentów, surowców w których stwierdzono niezgodność? Kwantyfikacja powinna dotyczyć ilość części do zezłomowania, instrukcję oraz obszar naprawy lub zwrot podkomponentów do poddostawcy.
- Jakie działania zamykające, zmiany produktowe i/lub w procesowe są planowane, aby zamknąć Quality Alert?
- Kryteria wyjścia z ICA, działania zamykające, zmiany w procesie, aktualizacje dokumentów, itp.
Jak widać Quality Alert może pełnić pomocniczą funkcję w odniesieniu do raportu 8D. Pamiętajmy jednak, że raport 8D służy do kompleksowego podejścia do rozwiązywania problemów. Alert Jakościowy natomiast do wizualizacji na linii produkcyjnej oraz podnoszenia świadomości.
Sama emisja dokumentu na produkcji musi być zakończona poprzez szkolenie operatorów. Wystarczające jest zastosowanie Lekcji Jednotematycznej (en – One Point Lesson).
Quality Alert – Skuteczne zarządzanie
W warunkach produkcyjnych zwykle będziemy mieli do czynienia z kilkoma zgłoszeniami jakościowymi równolegle. Z tego powodu warto zdefiniować sposób ich raportowania. Dotyczy to zarówno scenariusza odnoszącego się do spotkań działowych jaki i dziennych spotkań z kierownictwem.
Jednym z lepszych rozwiązań z poziomu spotkań z kierownictwem jest wydzielenie na raporcie miejsca dla alertów jakościowych. Dzięki temu dana osoba może w prosty i zwięzły sposób przedstawić ile obecnie mamy otwartych Alertów. Dodatkowo łatwo możemy sprawdzić, czy któryś z dokumentów nie jest przedawniony i czy nie należy go przedłużyć.
Czas trwania
Standardowo dokument powinien być wystawiony na 30 dni. Dlaczego? Ponieważ po tym okresie czasu atencja operatorów znacznie spada i już nie posiada takiej wagi jak w momencie jego wystawienia. Dodatkowo musimy pamiętać, że jest to element strategii dla działań tymczasowych.
