Branża motoryzacyjna jest jedną z najbardziej dynamicznych i wymagających dziedzin, gdzie zarządzanie ryzykiem i zapewnienie ciągłości operacyjnej odgrywa kluczową rolę.
Plany Awaryjne, zdefiniowane w wymaganiach standardu IATF w punkcie 6.1.2.3, są odpowiedzią na te potrzeby. Ich celem jest zabezpieczenie procesów produkcyjnych i zapewnienie ciągłości dostaw w przypadku nieprzewidzianych sytuacji.
Planowanie awaryjne w odniesieniu do oceny ryzyka wewnętrznego i zewnętrznego
Pierwszym krokiem w planowaniu awaryjnym zgodnie ze standardem IATF jest dokładna ocena ryzyka wewnętrznego i zewnętrznego dla wszystkich procesów wytwarzania oraz istotnego wyposażenia.
Organizacje muszą identyfikować czynniki ryzyka, takie jak:
– uszkodzenia oprzyrządowania
– przerwy w dostawach
– klęski żywiołowe
– pożary
– zakłócenia w dostawach mediów
– niedobór siły roboczej
– zakłócenia w infrastrukturze [1]
Dodatkowe wymaganie znajdziemy też w Usankcjonowanych Interpretacjach. Dotyczy ono opracowania i wdrożenia adekwatnego szkolenia i świadomości pracowników.
Jak widać wszystkie scenariusze sprowadza się do tego, aby skoncentrować się na najbardziej krytycznych obszarach i opracować odpowiednie plany awaryjne. Powyższą aktywność można opracować w trakcie definiowania analizy ryska i szans, która została opisana w osobnym artykule.
Plany Awaryjne, a wymagania standardu IATF
Kolejnym krokiem jest definiowanie planów awaryjnych odpowiednich dla zidentyfikowanych ryzyk i potencjalnego wpływu na klienta. Standard IATF wymaga, aby zawierały one następujące strategie działania w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnych:
– procedury
– zdefiniowane odpowiedzialności
– plany ciągłości dostaw
Powiadamianie i komunikacja
Ważnym aspektem planów awaryjnych jest odpowiednie powiadamianie klientów i innych zainteresowanych stron o wystąpieniu sytuacji awaryjnych. Pamiętajmy o uwzględnieniu w komunikacji ich skali i przewidywanego czasu trwania. Organizacje powinny mieć wdrożone procedury powiadamiania, które umożliwią szybką i skuteczną komunikację z klientami. Transparentność w komunikacji pozwala klientom na odpowiednie przygotowanie się i minimalizuje niepewność.
Dodatkowo warto przeanalizować wymagania specyficzne klientów w tym zakresie. W chwili obecnej (22.05.2023) występują one przy współpracy z klientami Ford, Stellantis ex-FCA oraz Iveco.
Plany Awaryjne: Testowanie, Przeglądy i Dokumentacja – Kluczowe kroki w zapewnieniu skuteczności
Kolejnym istotnym elementem jest regularne testowanie skuteczności planów awaryjnych. Mowa tutaj o ich symulacji, które są przeprowadzane, aby upewnić się, że są one skuteczne i dostosowane do zmieniających się warunków.
Jednym z praktyczniejszych rozwiązań jest wdrożenie formularza, który będzie zawierał następujące sekcje:
– Co (Opis sytuacji awaryjnej)?
– Gdzie?
– Kiedy?
– Kto odpowiedzialny za obszar/ działania?
– Opis reakcji, postępowania poszczególnych osób zaangażowanych
– Wyniki/ decyzja o eskalacji do stron zainteresowanych
Jak widać pierwsze cztery elementy wpisują się w narzędzie 5W2H.
Rys. 1. Formatka Raportu z Testu planu awaryjnego – link do pobrania na końcu artykułu
Ponadto, standard IATF wymaga przeprowadzania przeglądów planów awaryjnych co najmniej raz w roku, z udziałem zespołu interdyscyplinarnego, w tym najwyższego kierownictwa. Zdecydowana większość organizacji będzie przeprowadzać tą aktywność podczas przeglądu zarządzania.
I tutaj drobna uwaga. W niektórych organizacjach plant te mogą przybierać bardzo rozbudowaną formę. Z tego powodu warto zastanowić się, czy lepszym rozwiązaniem będzie wcześniejsze spotkanie się z właścicielami procesów i omówienie potrzebnych aktualizacji.
Co jeszcze powinniśmy omówić podczas takich spotkań? Najważniejsze elementy wymieniłem poniżej:
Funkcje, a nie nazwiska
Dlaczego? Ponieważ nie będziemy musieli zmieniać procedury za każdym razem, gdy nastąpi zmiana organizacyjna.
Aktualne numery telefonu
Kiedyś brałem udział w audycie, gdzie zamiast telefonu osoby z Utrzymania Ruchu podany był telefon Dyrektora Logistyki
Czas reakcji na sytuacje
W zależności od tego jaką skalę posiada dana sytuacja powinniśmy wyróżnić odpowiedni czas działania. Jeśli pracujesz w dużej korporacji, to może się zdarzyć, że będzie on narzucony przez funkcje centralne.
Aktualność linków w procedurach zakładowych
Oczywiście jeśli obecnie one występują. Natomiast biorąc pod uwagę częste migracje informacji znajdujących się na dyskach sieciowych rekomenduję, aby ich nie uwzględniać w procedurze.
Wszelkie zmiany i rewizje planów awaryjnych powinny być odpowiednio udokumentowane, wraz z informacją o osobach odpowiedzialnych za autoryzację zmian.
Plany Awaryjne – podsumowanie
Wdrożenie planów awaryjnych zgodnie z wymaganiami standardu IATF 16949:2016 pozwala organizacjom na efektywne zarządzanie ryzykiem, odpowiednie reagowanie na sytuacje awaryjne oraz utrzymanie wysokiej jakości dostaw i zadowolenia klientów. Jest to jedno z działań prewencyjnych definiujących przygotowanie się na nieprzewidziane sytuacje, a finalnie stanowi jeden z kluczowych aspektów dążenia do doskonałości operacyjnej w branży motoryzacyjnej.
Na stronie „Bezpłatne narzędzia” można bezpłatnie pobrać formularz Excel z możliwością edycji.
Nazwa dokumentu: Raport Planu Awaryjnego (IATF 6.1.2.3) – formularz Excel oraz
Plan Awaryjny (IATF 6.1.2.3) – Przykład rozpisania działań dla Infrastruktury budynku i BHP – formularz Excel
Zapraszamy także do zapoznania się z innowacyjnym kursem w formie nagań wideo IATF 16949 – Wymagania branży motoryzacyjnej wraz z elementami normy ISO 9001:2015, do którego otrzymujecie dostęp na 12 miesięcy. Dzięki temu możecie wielokrotnie wracać do interesującego was materiału ucząc się kiedy tylko chcecie, jak długo chcecie i gdzie chcecie.
Dariusz Kowalczyk
Źródło:
1. IATF 16949:2016 – Standard Systemu Zarządzania Jakością w Przemyśle Motoryzacyjnym – wydanie 1 z roku 2016
