Jeśli pracujesz jako inżynier jakości, to prędzej lub później spotkasz się z problemami, które należy rozwiązać. Jednym z narzędzi służących do tego celu jest metodologia Raportu 8D, stosowany w wielu gałęziach przemysłu.
Omawiany dokument został stworzony w 1974 r. przez Departament Obrony USA. Branża motoryzacyjna szybko dostrzegła jego potencjał, a pierwszym z producentów, który go wdrożył i spopularyzował był Ford.
Metodologia Raportu 8D – wprowadzenie
Raport 8D to narzędzie służące do zgłaszania i raportowania działań dla stwierdzonych niezgodności i problemów. Ta druga część dotyczy zarówno zgłoszeń wewnętrznych jak i zewnętrznych. Najczęściej jednak wymagany jest przy reklamacjach które otrzymujemy od klientów w przypadku problemów jakościowych lub logistycznych.
Metodologia Raportu 8D – kolejność kroków analizy
Teoretycznie w raporcie 8D pojawia się osiem kroków analizy. Natomiast możesz też spotkać się z krokiem D0. Dotyczy on wdrożenia działań związanych ze stwierdzonym zagrożeniem. W języku angielskim są definiowane jako Emergency Response Actions. Jeśli taki scenariusz wystąpi, to traktuje się je jako element strategii działań korekcyjnych z kroku D3.
A jak wygląda standardowa kolejność przeprowadzanych kroków?
1D – Zespół / Team Definition
Pierwszym krokiem jest 1D, czyli powołujemy zespół do rozwiązywania problemu. Powinien w nim być wyznaczony lider. Najczęściej jest to inżynier jakości odpowiedzialny za obsługę danej reklamacji. Bardzo ważne osoby wchodzące w jego skład były z różnych działów. W tym kroku w raporcie podajemy dane kontaktowe osób które wchodzą w skład zespołu.
2D – Opis problemu / problem description
Żeby być w stanie rozwiązać problem, musimy go najpierw zrozumieć. Taki jest właśnie cel tego kroku.. Im lepiej opiszemy problem, tym łatwiej nam będzie go zrozumieć i rozwiązać. Specjaliści odpowiedzialni za wystawianie reklamacji są tutaj wejściem do procesu reklamacji.
Na podstawie zgłoszenia, w którym powinna się znaleźć etykieta produkcyjna (naszego dostawcy) i zdjęcie z daty produkcji części, dostawca powinien określić:
- Datę produkcji części. Pozwoli to na identyfikację operatora który wyprodukował wadliwą część, którego gniazda / okna / linii dotyczył problem.
- Datę dostawy i ilość dostarczonych sztuk do naszego zakładu z zainfekowanej dostawy. Wato zdefiniować również daty dostaw podejrzanych. Aczkolwiek bardzo często zdarza, że niestety konieczne jest sortowanie całego stanu magazynowego.
3D – Akcje zapobiegawcze / Contaiment Action
Kolejny dotyczy działań korekcyjnych zabezpieczających nasz zakład w części zgodne jakościowo. W tym kroku raport 8D powinien zawierać informację dotyczącą sortowania.
Zwykle w zakładach jest firma zewnętrzna która świadczy takie usługi. Możemy też przeprowadzać je własnymi zasobami. Oczywiście jest kilka możliwych opcji zabezpieczenia zakładu w części zgodne. Ważne żeby na naszym magazynie znalazły się części zgodne. W tym celu musimy dysponować następującymi informacjami:
- Firma która świadczy usługi sortowania.
- Instrukcja jak pracownicy firmy zewnętrznej muszą wykonywać kontrolę.
- Jak części po kontroli będą identyfikowalne. Zwykle oznaczane są one zieloną etykietą i markowane bezpośrednio na częściach – jeżeli jest możliwe.
O czym jeszcze musimy pamiętać?
- Uruchomienie sortowania u dostawcy jak i w zewnętrznych magazynach. Jeżeli jakaś dostawa jest w transporcie, również musi zostać przesortowana.
- Wyniki sortowania aktualizowane codziennie u Nas w zakładzie jak i u dostawcy.
- Daty pierwszej dostawy gwarantowanej. Powinniśmy być w stanie ją zidentyfikować najlepiej jak dostawca określi poda nam numery dostaw (delivery note).
- Dostawca powinien postawić tzw. Firewall czyli 100% kontroli wyrobu na reklamowaną wadę. Aktywność powinna funkcjonować do czasu zamknięcia punktu 6D.
4D – Root cause / przyczyna źródłowa
Jako inżynierowie jakości dostaw nie możemy bać się pytać, rozliczać i dopytywać dostawców. Powinno nam zależeć, żeby nasz dostawca przeprowadził analizę zgodnie z wymaganiami. Dzięki temu mamy duże większe szanse, że problem ponownie nie wystąpi. Jeżeli jakieś etapy analizy, np. określenie przyczyny źródłowej lub działania korygujące, są dla Nas nie jasne, mamy pełne prawo zadawać pytania naszym dostawcom. My również musimy dobrze zrozumieć problem jak i działania, które mają na celu go wyeliminować.
Celem tej części raportu jest określenie przyczyny źródłowej wystąpienia problemu. Analizę warto przeprowadzić dwukierunkowo:
- dla detekcji
- jak również dlaczego ten defekt powstał (occurence)
Klasycznym podejściem jest diagram Ishikawy (4M+E, 5M – można spotkać różne wariancje). Dzięki niemu weryfikujemy, czy potencjalna przyczyna źródłowa jest zaznaczona na diagramie. Można ją podkreślić na przykład innym kolorem w raporcie.
To oczywiście jest pierwszy krok. Kolejnym je przeprowadzenie analizy 5xDlaczego. Dzięki niej dochodzimy do przyczyny źródłowej, która jest punktem wyjścia do definiowania działań korygujących.
Rys.1. Raport 8D w rozbiciu na kroki dotyczące analizy problemu oraz kroki dotyczące działań ERA, ICA, PCA oraz PA.
5D – Corrective action / działania korygujące
Na tym etapie należy skupić się na zdefiniowaniu działań korygujących dla przyczyn źródłowych które zostały ustalone w kroku 4D.
W tym kroku dostawca powinien:
- Zdefiniować działania korygujące dla występowalności i detekcji
- Przypisać osoby odpowiedzialne za wdrożenie działań
- Ustalić planowaną datę wdrożenia działań
6D – Weryfikacja działań korygujących
W tym kroku dostawca powinien zweryfikować swoje działania korygujące za pomocą MIERZALNYCH metod. Musimy tutaj mieć dane z których wynika, że działania korygujące przyniosły zamierzony skutek. Mierzalnymi metodami działań mogą być:
- Wskaźniki zdolności procesu cp, cpk (SPC)
- Mniejsze RPM, PPM
- Wyniki testów laboratoryjnych
- Wyniki z przeprowadzonych kontroli 100% wyrobu
Dopiero w tym kroku, po weryfikacji działań korygujących i potwierdzeniu ich skuteczności, dostawca może zakończyć kontrolę wyrobu na reklamowaną charakterystykę. Oczywiście wszystko zależy od rodzaju problemu.
7D – Działania zapobiegawcze
W tym punkcie dostawca powinien zdefiniować działania zapobiegawcze, tak aby zagwarantować, że problem nie powtórzy się w przyszłości. Należy systematycznie dokumentować te działania. Można do nich zaliczyć:
- PFMEA
- Plan Pontroli
- Plan przeglądów działu utrzymania ruchu
- Instrukcje stanowiskowe
Jeżeli w przedsiębiorstwie mamy podobne procesy produkcyjne, działania które zostały zdefiniowane w raporcie 8D powinny zostać wdrożone również tam.
8D – Evaluation / Ocena raportu
W tym kroku oceniamy cały raport 8D i podejmujemy decyzję o zaakceptowaniu go lub odrzuceniu i wystosowaniu prośby do dostawcy o poprawę poszczególnych elementów. W przypadku wielu otwartych reklamacji dla jednego dostawcą (lub problemach z komunikacją e-mailową), możemy zdefiniować dodatkowe serie spotkań.
Obecnie bardzo dobrym rozwiązaniem jest ustawienie telekonferencji (np. raz w tygodniu), w celu przeglądu działań oraz statusu raportów 8D. To właśnie na nich możemy dopytać o wszystkie nurtujące nas rzeczy i zdefiniować dodatkowe działania.
Metodologia Raportu 8D – Podsumowanie
Jasna struktura oraz podział odpowiedzialności sprawiają, że ten dokument jest szeroko stosowany w różnych gałęziach przemysłu – nie tylko w branży motoryzacyjnej. Każdy inżynier jakości powinien go dobrze znać. Dlaczego? Ponieważ znacząco zwiększy to naszą konkurencyjność oraz kompetencje na rynku pracy.
A jeśli chcecie zdobyć kompetencje w zakresie prawidłowego zarządzania rozwiązywaniem problemów, to serdecznie zapraszamy do udziału w szkoleniu online 8D Problem Solving.
Dariusz Kowalczyk
