W obecnych czasach gdy mamy do czynienia z globalnym rynkiem rywalizacja z z rosnącą konkurencją i z nieustającymi zmianami staje się sporym wyzwaniem. Każda organizacja, niezależnie od swojego rozmiaru, musi być gotowa do adaptacji i doskonalenia swoich procesów. Jednym z kluczowych narzędzi, które pomagają firmom w tym procesie, jest system Lesson Learned, czyli zbiór wiedzy i doświadczeń z przeszłych projektów i działań, które można zastosować do wdrażania przyszłych projektów.
Zobaczmy zatem, jak skutecznie wdrożyć Lesson Learned w organizacji, aby się ciągle rozwijać i doskonalić.
Lesson Learned, a Kultura Organizacyjna
Zanim przystąpimy do implementacji Lesson Learned, warto zaznaczyć, że musi się to stać częścią kultury organizacyjnej. Jej wdrożenie jest dopiero początkowym krokiem w długotrwałym budowaniu świadomości pracowników. To nie jest sprint tylko maraton. Najwyższe kierownictwo nieustannie powinno promować otwartość na naukę z wdrożonych wcześniejszych projektów, aby pracownicy czuli, że mogą dzielić się swoimi doświadczeniami, zarówno sukcesami, jak i porażkami, bez obawy przed oceną czy krytyką.
Kultura organizacyjna oparta na akceptowaniu błędów jako sposobu na naukę jest kluczowym elementem skutecznego wdrożenia LL.
Jedno zagrożenie o którym warto wspomnieć, to narażenie Lesson Learned na optymalizację kosztów. W swojej karierze miałem do czynienia ze scenariuszem, w którym działanie eliminujące zanieczyszczenia powstałe na płytce PCB zostały wyeliminowane poprzez wdrożenie precoatingu.
Rozwiązanie było zapisane w bazie Lesson Learned jako poprawa osiągów jakościowych (brak reklamacji 0-km) i niezawodnościowych (zwroty gwarancyjne), a mimo to inżyniering postanowił, że przy kolejnych projektach rozwiązanie w ramach LL nie zostało przetransferowane.
Finalnie doprowadziło to do wielomiesięcznych eskalacji od klienta i do stresu pracowników z zakładu produkcyjnego spowodowanego przez długotrwałe batalie w przekonywaniu inżynieringu do ponownej walidacji tego rozwiązania.
Identyfikacja, Zbieranie i Analiza Wniosków
Jeśli chcemy w odpowiedni sposób wdrożyć filozofię Lesson Learned to pierwszym krokiem powinna być identyfikacja projektów, operacji lub działań, z których można wyciągnąć cenne wnioski. Następnie trzeba ustalić, jakie informacje i doświadczenia należy zebrać z tych działań. Może to obejmować zarówno dokumentację projektową, jak i relacje opisujące problemy, rozwiązania, oraz czynniki wpływające na sukces lub porażkę.
Kolejnym kluczowym etapem jest analiza zebranych danych w celu wyodrębnienia wartościowych wniosków i lekcji. Narzędzia takie jak analiza SWOT, diagram przyczynowo-skutkowy (Ishikawa) czy metoda 5xDlaczego mogą być użyteczne w tym procesie.
Przechowywanie i Dostępność Informacji
Zdobycie wiedzy z przeszłości to tylko początek. Kolejnym krokiem jest stworzenie systemu przechowywania i dostępu do tych informacji. Może to być baza danych, wewnętrzny portal wiedzy lub specjalne oprogramowanie do zarządzania „Lesson Learned”. Kluczowe jest, aby informacje były dostępne dla wszystkich pracowników, którzy mogą z nich skorzystać.
Działaj mając z tyłu głowy wnioski z Lesson Learned
Najważniejszym celem LL jest wdrożenie zdobytej wiedzy w praktyce. Oznacza to, że wnioski i lekcje muszą być brane pod uwagę przy planowaniu i realizacji nowych projektów i działań. Organizacja powinna dążyć do ciągłego doskonalenia na podstawie swoich doświadczeń i błędów z przeszłości.
Pamiętaj o wymaganiach IATF
Jeśli pracujesz w branży motoryzacyjnej to z tematem LL będziesz mieć do czynienia podczas analizowania następujących wymagań standardu:
– 4.4.1.2 Bezpieczeństwo wyrobu
– 6.1.2.1 Analiza ryzyka
– 6.1.2.2 Działania zapobiegawcze, w celu zapobiegnięcia ponownemu wystąpieniu problemu. Najczęściej do tego celu wykorzystywany jest Raport 8D, a dokładniej sekcja D7. To właśnie w niej oprócz standardowych aktualizacji Planu Kontroli i PFMEA możemy uwzględnić Lesson Learned.
Rys. 1. Lesson Learned zastosowany w dokumentacji jakościowej
Monitorowanie i Ocenianie Wyników Lesson Learned
Ostatecznym krokiem jest monitorowanie wpływu LL na działalność organizacji. Należy śledzić, czy wdrożone wnioski przynoszą pozytywne efekty, takie jak zwiększona efektywność, zmniejszenie kosztów czy poprawa satysfakcji klientów. Jeśli nie, warto wrócić do analizy i dostosować podejście.
Wdrożenie Lesson Learned w organizacji to proces wymagający zaangażowania i systematyczności. Jednak efekty w postaci ciągłego doskonalenia i konkurencyjności są tego warte. Skuteczna nauka z przeszłości pozwala organizacjom unikać popełniania tych samych błędów i osiągać wyższy poziom efektywności. Pamiętajmy, że nauka z własnych doświadczeń to klucz do sukcesu na dzisiejszym rynku zarówno w podejściu biznesowym jak i w życiu prywatnym.
Dariusz Kowalczyk
Źródło:
1. IATF 16949:2016 – Standard Systemu Zarządzania Jakością w Przemyśle Motoryzacyjnym – wydanie 1 z roku 2016
