W konkurencyjnym środowisku biznesowym, kontekst organizacji, w którym funkcjonuje firma i jego zrozumienie, jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Dlaczego? Ponieważ prawidłowe wykorzystanie wiedzy na jego temat może pomóc organizacji w osiągnięciu strategicznych celów i wyników. Wpływa też znacząco na działania przedsiębiorstwa.
W ramach normy ISO 9001 (na który powołuje się standard IATF 16949), kontekst organizacji jest jednym z kluczowych elementów, który należy uwzględnić w procesie zarządzania jakością.
Kontekst organizacji – podział
Obejmuje on analizę otoczenia zewnętrznego jak i wewnętrznego.
Zrozumienie kontekstu zewnętrznego może ułatwić uwzględnienie czynników z otoczenia prawnego, technologicznego, konkurencyjnego, rynkowego, kulturowego, społecznego, ekonomicznego, a także międzynarodowego, krajowego, regionalnego i lokalnego [1].
Analiza tych aspektów pozwala na lepsze zrozumienie tego, jak organizacja jest oddziaływana przez czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na jej działania, strategie i wyniki.
Z drugiej strony, rozważenie zagadnień związanych z wartościami, kulturą, wiedzą i działaniem organizacji może ułatwić zrozumienie kontekstu wewnętrznego. Pozwala to na lepsze zrozumienie tego, jak organizacja działa wewnątrz, jakie są jej cele, wartości i kultura, oraz jakie są jej mocne i słabe strony.
Podsumowując, analiza zarówno kontekstu zewnętrznego, jak i wewnętrznego jest kluczowa dla zrozumienia organizacji i jej otoczenia, co może prowadzić do lepszych decyzji i strategii.Należy też pamiętać, że kontekst jest wykorzystywany w innych aktywnościach związanych z systemem zarządzania jakości. Możemy tu między innymi wymienić jego uwzględnienie w trakcie tworzenia:
– zakresu systemu zarządzania jakością
– tworzenia Polityki Jakości
– definiowania celów jakościowych
– aktualizacji ryzyk i szans
– pozwala na dostosowanie strategii i działań do zmieniających się warunków
Jak zarządzać aktualizacją kontekstu organizacji?
Żeby mówić o prawidłowym zarządzaniu kontekstem organizacji musimy zdefiniować o jakich ramach czasowym mówimy.
Jeśli jesteśmy w trakcie wdrażania systemu zarządzania jakością wg. ISO 9001 lub IAT 16949 to sprawa jest prosta. Zdefiniowanie kontekstu odbywa się na spotkaniu z najwyższym kierownictwem z uwzględnieniem właścicieli procesów biznesowych.
Jeśli natomiast w organizacji jest wdrożony system zarządzania jakością, to mamy dwie możliwości. Pierwsza odnosi się do sytuacji, gdy kontekst z różnych przyczyn nie był aktualizowany przez dłuższy okres. W takim scenariuszu rekomenduję zorganizowanie spotkania z zainteresowanymi osobami tak jak podczas pierwszego definiowania kontekstu.
Jeśli natomiast mamy w miarę aktualny dokument, to zarządzanie kontekstem organizacji można uwzględnić w jednym z etapów przygotowawczych do przeglądu zarządzania jakością. Możemy to wykonać poprzez wysłanie komunikacji do osób zainteresowanych. Każda we własnym zakresie sprawdza, czy jej sekcja w kontekście nie wymaga aktualizacji.
Dzięki temu na przeglądzie zarządzania nie musimy tracić czasu, żeby się nim zajmować, tylko przedstawiamy syntezę na podstawie przesłanych informacji od innych uczestników.
Tym samym spełniamy wymaganie ISO 9001 pkt. 9.3.2 podpunkt b).
Na stronie „Bezpłatne narzędzia” można bezpłatnie pobrać formularz Excel z możliwością edycji do własnego użytku.
Nazwa dokumentu: Kontekst organizacji – formatka Excel
Dariusz Kowalczyk
Chcesz wiedzieć więcej? Obserwuj mnie na Linked In.
Źródło:
[1] ISO 9001:2015 Systemy zarządzania jakością
