W chaosie współczesnego życia, gdzie każdy z nas zmaga się z natłokiem zadań, Matryca Eisenhowera wyrasta na niezbędnego sprzymierzeńca w walce o efektywność i skuteczność. Ta prostota koncepcja, stworzona przez jednego z najbardziej wpływowych przywódców w historii, generała Dwighta D. Eisenhowera, oferuje klarowną strategię priorytetyzacji zadań. Nie jest to jedynie kolejna teoria zarządzania czasem, ale prawdziwe narzędzie transformujące nasze podejście do pracy i życia.
Matryca Eisenhowera – wstęp
Organizacja własnego czasu i zadań w pracy specjalisty niemal w każdej dziedzinie staje się z dnia na dzień coraz większym wyzwaniem. Wymaga to coraz większej elastyczności oraz umiejętności priorytetyzacji, aby efektywnie radzić sobie z rosnącym obciążeniem. Nie pomaga fakt istnienia setek czy nawet tysięcy aplikacji organizujących informacje na temat spotkań czy zadań do wykonania w logiczny ciąg.
Nie pomaga to, że podzielimy dzień na mniejsze interwały czasowe aby jeszcze lepiej wpasować się w coraz bardziej drobne i szczegółowe zadnia – tak by wystarczyło dnia. Stajemy się więźniami organizacji w czasach gdzie work-life balance i weelbeing stają się hasłami nad wyraz często eksponowanymi.
Nasi przełożeni, partnerzy i przyjaciele komunikują nam coraz więcej informacji za pośrednictwem mediów społecznościowych, SMSów, maili i komunikacji bezpośredniej. W rezultacie zaczynamy gubić się w tym natłoku i nie do końca wiemy, co zrobić z wszystkimi informacjami i zadaniami.
Tworzymy oksymoron, czyli uporządkowany chaos
Nie wystarczy już tylko wykonywać zadania jedno po drugim. Dlaczego? Ponieważ każde z nich ma inną wagę a odpowiednie nadanie priorytetów staje się kompetencją należącą do tych podstawowych. Przełożeni nie oczekują już tylko wykonania zadania. Liczą, że to zdanie zostanie wykonane w odpowiednim czasie, odpowiednio przedstawione i przeglądnięte w trakcie jego realizacji.
Nierzadko zadania stają się bardzo złożone co wymusza na nas oddelegowanie części odpowiedzialności lub zignorowanie czynników nie wpływających na finalizację przedsięwzięcia. W kalendarzu trudno jest wizualizować sobie priorytety i zadania na potem w kontekście jednego projektu.
W wykresie Gantta skupiamy się na ustaleniu ram czasowych, co więc zrobić z rozbiciem zadania na tematy ważne, ważniejsze i nieistotne? Odpowiedzią na ten problem może być dosyć stare choć wciąż skuteczne i nader ponadczasowe rozwiązanie w postaci macierzy Eisenhowera.
Podczas swojej pracy wykorzystywał on matrycę na bazie kwadratu podzielonego na cztery części, który miał za zadanie zwizualizować istotność poszczególnych zadań ze względu na dwa parametry: ważność i pilność. Ponieważ jak wiadomo nie wszystko co ważne jest pilne i nie wszystko co pilne jest ważne.
Jako prezydent i dowódca musiał ona radzić sobie z natłokiem informacji i rozwiązywaniem złożonych problemów. Pamiętaj, że do jego dyspozycji nie czekał gotowy do użycia program typu „to do” lub inna lista interaktywna z podziałem na ważność i pilność.
Matryca Eisenhowera w praktyce
Jak więc pracować z takim kwadratem? Należy przede wszystkim zrozumieć i zapamiętać że zadania mogą mieć przynajmniej dwa parametry: pilność i ważność, opierając się o te parametry tworzymy dwie przecinające się osie.
Na wstępie od razu rzuca się w oczy pewna zależność wynikająca z pilność i ważności – nie wszystkie ćwiartki są sobie równe. Co za tym idzie posiadają inną wagę ze względu na pilność i ważność więc ich istotność jest różna. Tak przygotowana matryca pozwala rozpocząć kategoryzowanie zadań.
Dobrym zwyczajem jest wydrukowanie takiej tablicy lub stworzenie jej wirtualnego odpowiednika. Mozna tez użyć karteczek samoprzylepnych typu post-it lub elektronicznej wersji karteczek pod nazwą Sticky Notes w systemie np. Windows jak poniżej.
Posiadając tak zorganizowaną przestrzeń możemy przejść do rozdzielenia zadań na mniejsze z ich jednoczesną priorytetyzacją. Przede wszystkim musimy zrozumieć co nasze poszczególne ćwiartki będą oznaczać. Skoro nadaliśmy im pewne znaczenie w kontekście osi ważności i pilności, teraz powinniśmy nadać tym ćwiartkom odpowiednie nazwy.
Dzięki temu będziemy mieli lepszą organizację i łatwiej będzie nam odnaleźć się w naszych priorytetach. Stąd pierwsza ćwiartka to:
Ważne Pilne – Wykonaj samemu Natychmiast
– Odpowiedź na krytyczne zapytanie mailowe lub telefoniczne, które może wpłynąć na decyzje biznesowe tu i teraz.
– Raport, którego dostarczenie pozwoli twojemu szefowi podjąć bardzo ważną decyzję a termin przypada na dzisiaj,
– Telefon do klienta – jeżeli zobowiązałeś się go wykonać w tym właśnie terminie,
– Obecność na własnym spotkaniu 😉,
– Plan kontroli, który dzisiaj powinien być przedstawiony klientowi,
– Wszystkie inne zadania z ostateczną datą na dziś a mające konsekwencje biznesowe.
W tej ćwiartce mieszczą się wszystkie zadania, które powinny być wykonane jeszcze dziś ze względu na ich pilność. Odpowiedzialność za ich wykonanie spada bezpośrednio na Ciebie. Ma też wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz powodzenie biznesowych przedsięwzięć tu i teraz.
Ważne Niepilne – Zaplanuj Wykonanie
Przygotowanie dokumentacji za którą jesteś bezpośrednio odpowiedzialny ale nie jest potrzebna dzisiaj (jeżeli zbyt długo będziesz zwlekał to zadanie wskoczy do ćwiartki pierwszej)
– Aktywności związane ze szkoleniem innych pracowników,
– Raporty, które powinieneś dosłać w określonym interwale i nie jest to dzisiaj,
– Aktywności związane z relacjami dostawca – klient do których powinieneś się bezpośrednio przygotować jako osoba za nie odpowiedzialna – audyty, spotkania, telekonferencje.
W ćwiartce Ważne niepilne mieszczą się głownie rzeczy, które zostały oznaczone jako twoje podstawowe obowiązki. To w tym miejscu będą znajdować się sprawy wynikające z twojego opisu stanowiska
Nieważnie Pilne
Zleć to komuś kto twoim zdaniem posiada to zadanie w „swojej” pierwszej lub drugiej ćwiartce – czyli jest za to odpowiedzialny ze względu na obowiązki służbowe.
– Dokumenty niezbędne do twojego raportu, które nie należą do twoich obowiązków. Jeżeli jesteś inżynierem Jakości może to być instrukcja pakowania, której finalna wersja jest efektem pracy zespołu np. logistyki,
– Odpowiedź do klienta, którą warto wysłać dzisiaj ponieważ pozwoli ona komuś innemu rozpocząć swoje aktywności,
– Wszystkie te zadania których wykonanie nie wymaga Twoich kompetencji ale trzeba je dzisiaj zaraportować. Tutaj sa zadania przekazywane na niższy poziom w organizacji,
W tym miejscu matryca Eisenhowera będzie przedstawiać zadania za które są odpowiedzialne osoby poniżej twojego stanowiska w organizacji ale z racji np. twojego chwilowego zaangażowania w jakiś projekt zostały przypisane tobie. Te zadania deleguj w swoim podwładnym lub osobom, które wspierają twoją funkcję w organizacji.
Nieważne Niepilne
Tutaj lądują wszystkie nieistotne zapychacze czasu. Mają one swoje źródło w zadaniach, które z jakiegoś powodu niepotrzebnie zostały zlecone do wykonania lub czekają aż je wykonasz.
– Udział w spotkaniu, do którego nic nie wnosisz – zaproszenie wysłano Ci na wszelki wypadek,
– Dokumentacja, która jest zbędna w projekcie ale ktoś powiedział, ze „może się przyda”,
– Zadania, których wykonanie nie wniesie niczego do wartości Twojej pracy ale zawsze je robiono więc Ty także ulegasz pokusie zmarnowania czasu na nieistotne sprawy.
W czwartej ćwiartce lądują zadania, bez których nic się nie zmieni ani na plus ani na minus. Są to zadnia nieistotne i często nikt nawet nie zauważy, że ich nie wykonano ponieważ są zbędnie a polecenie ich wykonania wynikało z niewiedzy zlecającego.
