Każda organizacja dostarczająca części do klientów z branży motoryzacyjnej powinna być świadoma, że w przypadku wystąpienia problemów jakościowych lub logistycznych, klient może uruchomić aktywność związaną ze statusem specjalnym. W takiej sytuacji jednostka certyfikująca zwykle przeprowadza audyt specjalny.
Praktycznie jest ona powiązana z brakiem spełnienia wymagania IATF 9.1.2.1 – satysfakcja klienta – uzupełnienie.
W następstwie powyższego jednostka certyfikująca (certyfication body – CB) może poinformować dany zakład produkcyjny o konieczności przeprowadzenia audytu specjalnego. Wiąże się to z zawieszeniem certyfikacji oraz w przypadku niektórych statusów specjalnych (np. New Business on Hold stosowany między innymi przez Stellantis (ex-FCA), GM oraz VW) dodatkowo będzie skutkował wystawieniem większej niezgodności.
Z tego powodu warto pamiętać o kilku elementach, które pozwolą organizacji na lepsze przygotowanie się do takiej audytu. Poniżej przedstawiamy schemat obrazujący sposób postępowania.
Schemat blokowy postępowania w trakcie planowania i przeprowadzania audytu specjalnego.
W sytuacji, gdy organizacja otrzymuje informację o konieczności przeprowadzenia audytu specjalnego, kierownictwo powinno podjąć odpowiednie decyzje. Dotyczy ona stwierdzenia, czy zawieszenie certyfikacji jest zasadne i czy ewentualnie go oprotestować bezpośrednio kontaktując się z klientem. Przeprowadza się to w celu wypracowania dialogu mającego na celu zainicjowanie procesu deeskalacji.
Jeśli organizacja wyrazi zgodę, należy jak najszybciej przeprowadzić audyt specjalny. Przeprowadza się to dlatego, że inni klienci też są informowani o tym, że certyfikat w danym zakładzie jest zawieszony i mogą przeprowadzić własne audyty w lokalizacji dostawcy.
Dzieje się tak dlatego, ponieważ klienci mają dostęp poprzez odpowiednią platformę do otrzymywania takich powiadomień bezpośrednio z jednostek certyfikujących.
W praktyce wygląda to w ten sposób, że gdy klient (na przykład GM) poinformuje organizację o wprowadzeniu statusu specjalnego wiążącego się z przeprowadzeniem audytu, to po jakimś czasie organizacja może otrzymać informację od innego klienta, który też został o tym fakcie powiadomiony, że chciałby przeprowadzić w zakładzie produkcyjnym odpowiednią weryfikację.
Audyt specjalny, a zatwierdzanie wdrożonych działań
Przed wizytą audytora, należy również formalnie zatwierdzić wdrożone działania. Lub działania zaplanowane. Jest to dodatkowy argument do pozytywnego zakończenia audytu. Dzięki temu zyskujemy zarówno wiarygodność jak i skrócenie czasu trwania zakończenia audytu specjalnego. Forma zatwierdzenia działań może mieć różny charakter, do których zaliczyć można:
– raport z wizyty naszego klienta w zakładzie produkcyjnym, w związku z wprowadzonymi działaniami
– raport z wizyty w zakładzie produkcyjnym klienta; w takim scenariuszu należy pamiętać o spisaniu odpowiedniej notatki ze spotkania. Posłuży ona jako dowód przeprowadzonych uzgodnień między stronami, który następnie możne przedstawić w trakcje trwania audytu specjalnego
– raport z telekonferencji z informacją o osobach, które ze strony klienta oraz organizacji uczestniczyły w spotkaniu oraz odpowiednich uzgodnieniach.
Podsumowując, audyt specjalny może spowodować duże problemy w organizacji, dlatego działając prewencyjnie warto dokładnie zapoznać się z wymaganiami poszczególnych klientów zdefiniowanych jako wymagania specyficzne klienta.
