Audyt procesu? Brzmi poważnie, ale wcale nie musi tak być! To po prostu sprawdzanie, czy wszystko działa tak, jak powinno — i czy da się coś zrobić lepiej. A jeśli podejdziesz do tematu z głową (i dobrą checklistą), audyt może być całkiem konkretnym narzędziem do usprawniania procesów w firmie.
W tym artykule podrzucam najlepsze praktyki, które pomogą Ci przejść przez audyt procesu bez stresu i chaosu. Dlaczego? Ponieważ, gdy jest dobrze zrealizowany nie skupia się na szukaniu błędów, ale jest realną szansą na poprawę jakości.
Sczelendżuj świadka pierwszej dobrej sztuki
W wielu firmach świadek pierwszej dobrej sztuki (czyli pierwsza zaakceptowana część lub wyrób z procesu produkcyjnego) jest sprawdzany „konwencjonalnie” na sprawdzianie. To standardowa praktyka – szybka, wygodna i osadzona w rutynie.
Tylko czy zawsze to wystarczy?
Jeśli chcesz mieć 100% pewności, że wszystko faktycznie gra, warto sczelendżować tego świadka i pójść o krok dalej. Jak? Zamiast (albo oprócz) sprawdzianu, sprawdź go w laboratorium pomiarowym. Tam, przy użyciu bardziej precyzyjnych narzędzi, możesz sprawdzić, czy pomiary ze sprawdzianu są spójne i wiarygodne. To nie tylko dodatkowa kontrola, ale też świetny sposób na weryfikację samego sprawdzianu – czy na pewno nie „rozjechał się” w czasie.
Taki podwójny test daje Ci realne dane do analizy i mocny argument, że proces startuje na naprawdę solidnych podstawach. A przy okazji pokazujesz, że jakość to dla Ciebie nie tylko „odhaczone”, ale faktycznie zweryfikowane.
Sprawdź oprzyrządowanie zakupione przez Twoją organizację
Jednym z ważnych elementów audytu procesu jest weryfikacja ilości oprzyrządowania wykorzystywanego w procesie produkcji. Zwykle nie sprawia to większego problemu przy prostszych procesach, takich jak przetwórstwo tworzyw sztucznych, gdzie mamy do czynienia z kilkoma formami. Prawdziwa zabawa zaczyna się wtedy, gdy oprzyrządowania jest znacznie więcej i trzeba je policzyć.
Weźmy na przykład produkcję przewodów paliwowych. Tu często mamy do czynienia z całą kolekcją stelaży wykorzystywanych do termoformowania. Podobna sytuacja dotyczy trzpieni, na które nakłada się przewody gumowe podczas procesu wulkanizacji.
Z doświadczenia wiem, że w takich przypadkach zawsze warto zasięgnąć wsparcia swojego działu zakupów. Przed audytem prosiłem ich o listę oprzyrządowania, za które nasza organizacja zapłaciła. Uzbrojony w takie dane, mogłem podczas wizyty zweryfikować ilość oprzyrządowania bezpośrednio u dostawcy.
I nie będzie zaskoczeniem, jeśli powiem, że nie zawsze to, co było na fakturze, zgadzało się z rzeczywistym stanem na miejscu. W takich sytuacjach dostawca musiał liczyć się z koniecznością zwrotu kwoty za brakujące wyposażenie.
Trochę inaczej sytuacja wygląda, gdy oprzyrządowanie trafiło do poddostawcy. W takim przypadku mamy dwa wyjścia:
- poprosić o szczegółową dokumentację fotograficzną (szczególnie jeśli współpracujemy z dostawcą od dłuższego czasu i mamy do niego zaufanie),
- przeprowadzić bezpośrednią weryfikację na miejscu u poddostawcy.
Audyt Procesu bez schematów – postaw na pytania otwarte
Czy audyt procesu musi być sztywnym odhaczaniem kolejnych punktów z checklisty? Niekoniecznie! Jasne, lista kontrolna to podstawa, ale jeśli chcesz naprawdę zrozumieć, jak działa dany proces, same zamknięte pytania to za mało.
To właśnie pytania otwarte dają audytorowi prawdziwy wgląd w to, co się dzieje na produkcji, w dziale jakości czy logistyce. Zamiast pytać: „Czy przestrzegacie tej procedury?” lub „Czy wykonujecie tą kontrole?”, lepiej zapytać: „W jaki sposób wykonywana jest praca na tym stanowisku?”. Od razu słychać różnicę, prawda?
Dobre pytania otwarte prowokują rozmowę, pokazują nastawienie zespołu i często odkrywają rzeczy, których w dokumentacji ciężko znaleźć. Taka elastyczność w prowadzeniu audytu sprawia, że przestaje być on tylko formalnością, a zaczyna być realnym wsparciem dla firmy.
Dlatego: mniej schematów, więcej ciekawości. I pytaj – nie tylko o zgodność, ale też o to, dlaczego coś działa (albo nie działa) tak, jak powinno.
Warto też wiedzieć jakie są wady i zalety tego podejścia – najważniejsze z nich znajdziesz poniżej.
Pro Tip!
Pracownicy produkcyjni to nieoceniona kopalnia wiedzy. Dlatego jeśli w trakcie przeprowadzenia audytu sprawdzasz FMEA Procesu produkcyjnego zapytaj: „Co trzeba zrobić, żeby na tym stanowisku wyprodukować niezgodny wyrób?„. Odpowiedzi mogą zaskoczyć.
Audyt Procesu to także weryfikacja BHP
Możesz zapytać: dlaczego w trakcie audytu procesu mam patrzeć na BHP? Przecież przyszliśmy tu rozmawiać o jakości i wydajności, a nie o kaskach i rękawicach. I tu właśnie warto zmienić perspektywę.
Bezpieczne, dobrze zorganizowane stanowisko pracy to nie tylko wymóg przepisów, ale też fundament jakości i stabilnego procesu. Jeśli operator pracuje w niewygodnej pozycji, ma ograniczony dostęp do narzędzi lub musi kombinować, żeby coś dosięgnąć – to szybka droga do błędów, uszkodzeń i spadku wydajności.
Krótko mówiąc: tam, gdzie kuleje BHP, zwykle cierpi też jakość. Dlatego w czasie audytu sprawdzaj nie tylko procedury, ale też na to, jak wygląda rzeczywistość przy stanowisku. Czasem jeden rzut oka na nieergonomiczne miejsce pracy powie Ci więcej o przyczynach problemów niż pięć stron zapisów z systemu jakości.
Pro Tip!
W ramach przeprowadzania wewnętrznych audytów procesu wytwarzania zawsze zapraszam na spotkanie osobę z działu BHP. Na ten pomysł wpadliśmy po sugestii ze strony audytora z firmy zewnętrznej od systemu ISO 45001, że podczas przeprowadzania audytu nie uwzględniamy aspektów bezpieczeństwa i higieny pracy.
W ten oto sposób od kilku lat audyty procesu produkcyjnego są przeprowadzane w tandemie jakościowo-BHP. Nawet nie wiesz ile dodatkowych obserwacji zanotowaliśmy od tego czasu.
Daj czas na wprowadzenie niezgodności do końca trwania audytu procesu
To jedna z tych nieoczywistych praktyk, które zmieniają podejście do audytu. Bo przecież na audycie chodzi o to, żeby wyłapywać i zapisywać niezgodności, prawda? No właśnie – sam tak myślałem przez pierwsze miesiące pracy jako przedstawiciel klienta.
Aż do pewnego audytu u dostawcy, na który pojechałem z bardziej doświadczonym kolegą. Podczas sprawdzania dokumentacji szybko wyszło na jaw, że nie została zaktualizowana. Już zacierałem ręce – „Mamy pierwszą niezgodność!”.
Ale wtedy kolega mnie zaskoczył. Powiedział:
„Jeśli do końca wizyty to poprawią, nie wpisujemy niezgodności.”
Wow. Co za podejście!
I wiesz co? To miało sens. Bo audyt to nie konkurs na liczbę wykrytych błędów. To przede wszystkim narzędzie do wspólnego wyciągania wniosków i naprawiania rzeczy, które da się poprawić od ręki. Dzięki temu dostawca widzi w audytorze partnera, a nie „policjanta” polującego na potknięcia.
Oczywiście nie zawsze się da – jeśli sprawa jest poważna, lepiej ją formalnie odnotować. Ale jeśli to drobiazg, który można naprawić w trakcie wizyty, warto dać taką szansę. To buduje relacje i pokazuje, że audyt to wsparcie, a nie kara.
Osoba z produkcji wytypowana na Audyt Procesu
Kogo wytypować na rozmowę z audytorem? Wbrew pozorom, to wcale nie jest taka błaha sprawa. Audyt procesu to nie codzienna sytuacja – zwłaszcza dla operatora, który po prostu chce spokojnie zrobić swoją zmianę.
Dlatego warto, żeby firma, u której odbywa się audyt, wybrała do rozmowy osobę, która ma już jakieś doświadczenie w takich sytuacjach. Taki operator wie, czego może się spodziewać, rozumie cel pytań i nie stresuje się każdym słowem audytora. To sprawia, że rozmowa jest bardziej merytoryczna, płynna i bez niepotrzebnego napięcia.
Oczywiście, nie chodzi o wybieranie „najlepszego aktora”, który zna na pamięć odpowiedzi pod audyt. Kluczowe jest, żeby to była osoba z realną wiedzą o procesie – ktoś, kto nie tylko dobrze wykonuje swoją pracę, ale też potrafi o niej swobodnie opowiedzieć.
Taka praktyka to korzyść dla obu stron. Audytor dostaje rzetelne informacje bez konieczności „wyciągania” każdego zdania, a operator nie czuje, że trafił na egzamin życia. Win-win.
Podsumowanie
Jak widzisz, audyt procesu wcale nie musi być sztywną formalnością ani polowaniem na błędy. To przede wszystkim narzędzie do realnego usprawniania procesów — pod warunkiem, że podejdziemy do niego z głową, otwartością i chęcią dialogu.
Najlepsze praktyki? Jest ich sporo! Od sprawdzenia, czy firma faktycznie otrzymała komplet oprzyrządowania, przez podwójną kontrolę pierwszej dobrej sztuki w laboratorium, aż po stawianie na pytania otwarte, które zmieniają audyt w prawdziwą rozmowę o procesie, a nie tylko odpytywanie z procedur.
Nie zapominaj też o BHP, bo tam, gdzie bezpieczeństwo kuleje, jakość szybko pójdzie w ślady. No i pamiętaj — audyt to nie egzamin dla operatora, więc wybierz do rozmowy kogoś, kto wie, co robi, i potrafi o tym opowiedzieć bez stresu.
Na koniec — daj szansę na poprawki w trakcie audytu. Czasem szybka reakcja dostawcy mówi o jego podejściu do jakości więcej niż pięć zapisanych niezgodności.
Krótko mówiąc: audyt procesu to nie tylko obowiązek, ale szansa na realne usprawnienia. A z takim podejściem korzyści czerpie każda strona — i audytor, i audytowany.
A jeśli chcecie dowiedzieć się więcej o przeprowadzaniu audytów procesu we współpracy z klientami niemieckimi, serdecznie zapraszam na szkolenie: Audyt Procesu wg VDA 6.3.
Autor: Dariusz Kowalczyk
