W skomplikowanym krajobrazie wyzwań, przed którymi stoją firmy, powierzchowne rozwiązania często nie spełniają oczekiwań dla długoterminowych wyników. Odpowiedzią na taki stan rzeczy jest Analiza Przyczyn Źródłowych.
To nie tylko technika ale także mentalność i filozofia, która umożliwia zagłębienie się pod widoczne objawy i dojście do przyczyn źródłowych.
Czym jest Analiza Przyczyn Źródłowych?
Jest to systematyczne podejście wykorzystywane do identyfikacji ukrytych przyczyn problemów – nie tylko do rozwiązywania ich pozornych objawów. Jej celem jest odkrycie głębszych czynników przyczyniających się do problemów, które, jeśli pozostaną bez uwagi, mogą prowadzić do nawracających problemów. Jeśli taki scenariusz będzie miał miejsce, to nasi klienci mogą podjąć poważniejsze kroki eskalacyjne wobec naszej organizacji. Precyzują je między innymi CSRy dla klientów FORD i Stellantis jako uzupełnienie wymagania IATF 9.1.2.1. – Satysfakcja klienta – Uzupełnienie.
Zmiana Mentalności
Opanowanie Analizy Przyczyn Źródłowych (Root Cause Analysis – RCA) wymaga zmiany perspektywy. Zamiast tylko zajmować się objawami problemu oddziaływujący na symptom, zespoły muszą przyjąć swego rodzaju rolę detektywów, szukając wskazówek. To właśnie one doprowadzą ich do źródła problemu. Zmiana ta wiąże się z gotowością do zadawania wnikliwych pytań otwartych, kwestionowania założeń i krytycznego myślenia powiązań między różnymi czynnikami.
Analiza Przyczyn Źródłowych – jak wystartować?
Aby osiągnąć mistrzostwo w RCA, trzeba wyruszyć w podróż obejmującą kilka kluczowych kroków. Proces rozpoczyna się niezbędnym zadaniem gromadzenia informacji na temat konkretnego problemu. Do tego celu najczęściej wykorzystuje się arkusz kontrolny oraz histogram. Można posiłkować się także schematem blokowym jako źródłem informacji o procesie, w którym problem wystąpił.
Wiąże się to z wszechstronnym badaniem odpowiednich danych, gromadzeniem dowodów oraz zaangażowaniem członków zespołu, którzy mają bezpośredni lub pośredni udział w problemie.
Zadawanie właściwych pytań leży u podstaw skutecznej analizy przyczyn. Wyszukane pytania takie jak „Dlaczego to się stało?” i „Jakie czynniki przyczyniły się do tego wyniku?” stanowią klucze do odblokowania głębszych wniosków. Są to formy pytań otwartych, które odsłaniają warstwy powierzchniowe, ujawniając ukryte przyczyny, wystąpienia problemu.
Pamiętaj, pytając „Jak” lub „Dlaczego” nasz rozmówca udzieli na odpowiedzi w sposób opisowy. Jest to przeciwieństwo pytań zamkniętych zaczynających się od „Czy”. W takim scenariuszu na pytanie „Czy kontrola została przeprowadzona” otrzymamy odpowiedź „Tak” lub „Nie”. Właśnie tego musimy unikać.
Dalsze doprecyzowanie procesu RCA obejmuje wykorzystanie dedykowanych narzędzi i technik. Podejścia takie jak Diagramy Ishikawy, 5xDlaczego, i Analiza Drzewa Błędów (FTA – Fault Tree Analysis) dostarczają strukturalnych ram do odkrywania potencjalnych przyczyn i zrozumienia skomplikowanych relacji między nimi. Narzędzia te pełnią rolę przewodników, kierując analityków w kierunku lepszego zrozumienia zawiłości problemu.
Dodatkowa uwaga. Jeśli stosujemy Ishikawę i 5xDlaczego, to w pierwszej kolejności stosujemy diagram. Dopiero mając potwierdzenie przyczyny przechodzimy do pytań.
Z tego powodu powyższe techniki znajdziemy w najpopularniejszych metodologiach rozwiązywania problemów. Należą do nich raport 8D, raport A3 lub QRQC.
Uzbrojeni w wiedzę o przyczynach źródłowych, organizacje mogą wdrożyć ukierunkowane rozwiązania. Nie dotyczą one tylko bieżących problemów, ale także proaktywnie zapobiegają ich ponownemu wystąpieniu. To podejście oddaje prawdziwą potęgę RCA – nie tylko rozwiązując problemy, ale także definiujemy działania, w celu zapobieżenia ich ponownemu wystąpieniu.
Analiza Przyczyn Źródłowych w odniesieniu do korzyści
Zamiast wielokrotnie definiować zasoby na zwalczanie tego samego problemu, dobrze wypracowane podejście RCA umożliwia strategiczną alokację dla bardziej konstruktywnych działań. Przekłada się to na poprawę efektywności i skuteczności organizacji.
Należy podkreślić, że to nie jest statyczny proces – generuje kulturę ciągłego doskonalenia. Zespoły uczą się na podstawie swoich doświadczeń, wykorzystując wnioski z Analizy Przyczyn Źródłowych do ulepszania swoich procesów i podejść.
Ponadto, opanowanie RCA podnosi jakość podejmowania decyzji. Organizacje, które poznają czynniki kształtujące ich działania, mogą podejmować decyzje zgodne z celami strategicznymi. Jest to zmiana z reaktywnego na proaktywne.
Podsumowanie
Jak można zaobserwować RCA to nie tylko chwytliwe hasło. Jest to mentalność, która umożliwia organizacjom stawianie czoła wyzwaniom z zaangażowaniem do definiowania działań wykraczających poza symptom problemu.
Zapraszamy także na szkolenie 8D PROBLEM SOLVING w formie standardowych szkoleń lub nagrań wideo, na którym szczegółowo omawiamy tematykę analizy przyczyny źródłowej.
Dariusz Kowalczyk
