Niezależnie czy wytwarzamy produkt, czy usługę, umiejętność efektywnego rozwiązywania problemów (problem solving) jest kluczowa. W każdej organizacji, niezależnie od branży, problemy pojawiają się prawie codziennie i mogą mieć różne formy – od drobnych usterek produkcyjnych po poważne problemy eskalowane przez klientów.
Jak widać umiejętność szybkiego i skutecznego ich rozwiązywania jest nieoceniona.
Z tego artykułu dowiesz się, czym właściwie jest problem solving, jakie techniki i narzędzia warto stosować oraz jak rozwijać tę umiejętność w kontekście pracy w dziale jakości. Artykuł jest skierowany do wszystkich osób związanych z tym działem, którzy na co dzień mierzą się z wyzwaniami, wymagającymi nie tylko analitycznego myślenia, ale także podejmowania szybkich i skutecznych decyzji.
Czym jest problem solving?
Problem solving to proces, który obejmuje identyfikację problemu, analizę jego przyczyn, a następnie opracowanie i wdrożenie skutecznych rozwiązań. W kontekście działu jakości, umiejętność ta jest szczególnie istotna. Dlaczego? Ponieważ wpływa bezpośrednio na jakość produktów i usług, a także na satysfakcję klientów.
Sam proces nie kończy się jednak na samym rozwiązaniu problemu. Równie ważne jest monitorowanie wdrożonych działań oraz analiza, czy przyniosły one oczekiwane rezultaty. Często problem solving wymaga podejścia iteracyjnego, gdzie każda kolejna iteracja zbliża nas do ostatecznego rozwiązania.
Mowa o cyklicznym powtarzaniu określonych kroków lub etapów. Zamiast dążyć do jednorazowego, doskonałego rozwiązania, podejście iteracyjne pozwala na wprowadzanie kolejnych usprawnień w miarę, jak problem jest coraz lepiej rozumiany.
W praktyce oznacza to, że po wstępnym wdrożeniu rozwiązania, analizowane są jego efekty, a następnie wprowadzane są korekty lub dodatkowe zmiany, które mają na celu jeszcze lepsze rozwiązanie problemu. Tym samym każda kolejna iteracja przybliża do osiągnięcia optymalnych wyników.
Dlaczego takie podejście jest przydatne? Ponieważ problemy często mają wiele złożonych przyczyn, a efektywne rozwiązanie może wymagać wielu prób i modyfikacji. Dzięki temu, można na bieżąco reagować na nowe informacje i szybko adaptować rozwiązania do zmieniających się warunków.
Kroki w procesie problem solving
Proces problem solving można podzielić na kilka kluczowych etapów, które pomagają uporządkować działania i zwiększają skuteczność w rozwiązywaniu problemów.
1. Identyfikacja problemu
Pierwszym krokiem jest precyzyjne zidentyfikowanie problemu. Warto tutaj zwrócić uwagę na to, że objawy problemu często mogą różnić się od jego rzeczywistej przyczyny. Na przykład, spadek jakości produktu może być spowodowany nie tylko błędami w produkcji, ale także problemami z dostawcami podkomponentów lub surowców.
W tej fazie istotne jest zbieranie jak największej ilości informacji, które mogą pomóc w zrozumieniu, z czym dokładnie mamy do czynienia. Mogą to być dane z produkcji, opinie pracowników, raporty jakościowe, a także zgłoszenia lub reklamacje od klientów.
2. Analiza przyczyn
Po zidentyfikowaniu problemu, kolejnym krokiem jest analiza jego przyczyn. Jedną z najpopularniejszych metod stosowanych w tym celu jest analiza przyczyn i skutków, znana jako diagram Ishikawy (diagram ryby). Metoda ta pozwala na graficzne przedstawienie możliwych przyczyn problemu, co ułatwia ich identyfikację.
Inną techniką, która może być użyteczna na tym etapie, jest metoda 5 Why (5 dlaczego). Polega ona na zadawaniu sobie pytania „dlaczego?” (zwykle pięciokrotnie, ale nie jest to regułą), aby dotrzeć do pierwotnej przyczyny problemu.
3. Generowanie rozwiązań
Kiedy już znamy przyczyny problemu, możemy przystąpić do generowania możliwych rozwiązań. Na tym etapie warto korzystać z metod kreatywnego myślenia, takich jak burza mózgów, która pozwala na swobodne wyrażanie pomysłów przez wszystkich członków zespołu.
Ważne jest, aby w tym kroku nie odrzucać żadnych pomysłów, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydają się one mało realne. Czasem właśnie te najbardziej nietypowe rozwiązania okazują się najskuteczniejsze.
4. Wybór najlepszego rozwiązania
Po wygenerowaniu listy możliwych rozwiązań, należy dokonać ich oceny i wybrać to, które najlepiej odpowiada na zidentyfikowany problem. Kryteria oceny mogą obejmować takie czynniki jak koszty wdrożenia, czas potrzebny na realizację, czy też potencjalne ryzyko związane z danym rozwiązaniem.
Warto także stworzyć plan działania, który uwzględnia wszystkie kroki potrzebne do wdrożenia wybranego rozwiązania, oraz przydzielić odpowiedzialność za poszczególne zadania.
5. Wdrożenie rozwiązania
Po wyborze najlepszego rozwiązania następuje faza wdrożenia. Jest to moment, w którym teoria zostaje przekuta w praktykę. W tym kroku kluczowe jest monitorowanie postępów i bieżące reagowanie na ewentualne trudności. Często wdrożenie rozwiązania wymaga zaangażowania różnych działów w organizacji, dlatego komunikacja i współpraca są tutaj niezwykle istotne.
6. Ocena efektów
Ostatnim etapem procesu problem solving jest ocena efektów wdrożonego rozwiązania. Polega ona na sprawdzeniu, czy problem został w pełni rozwiązany, a także na analizie, czy wdrożone działania przyniosły oczekiwane korzyści. Można również zastanowić się, jakie wnioski wyciągnąć z tego procesu na przyszłość, aby uniknąć podobnych problemów.
Narzędzia wspierające problem solving
W procesie problem solving w dziale jakości, kluczowe jest korzystanie z odpowiednich narzędzi i technik, które mogą znacząco ułatwić pracę i zwiększyć efektywność działań. Oto kilka z nich:
1. Diagram Ishikawy
Diagram Ishikawy, znany także jako diagram ryby, jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do analizy przyczyn i skutków problemów. Pozwala na uporządkowanie wszystkich możliwych przyczyn problemu w sposób graficzny, co ułatwia ich identyfikację i analizę.
2. Metoda 5 Why
Metoda 5 Why jest prosta, ale niezwykle skuteczna. Dzięki niej można dojść do pierwotnej przyczyny problemu, zadając pięciokrotnie pytanie „dlaczego?”. Jest to narzędzie szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy problem ma wiele warstw i trudno jest od razu zidentyfikować jego główną przyczynę.
3. Six Sigma
Six Sigma to metoda zarządzania jakością, która koncentruje się na eliminacji wad i zmienności procesów. W ramach Six Sigma wykorzystuje się różne narzędzia statystyczne i metody analityczne, które wspierają proces problem solving. Metoda ta jest szczególnie przydatna w dużych organizacjach, gdzie kluczowe jest utrzymanie wysokiej jakości na każdym etapie produkcji.
4. PDCA (Plan-Do-Check-Act)
PDCA, czyli cykl Deminga, to narzędzie, które wspiera proces ciągłego doskonalenia. Składa się z czterech etapów: planowania (Plan), wdrażania (Do), sprawdzania (Check) i działania (Act). Jest to podejście iteracyjne, które pozwala na systematyczne rozwiązywanie problemów i doskonalenie procesów.
Jak rozwijać umiejętność rozwiązywania problemów?
Efektywne rozwiązywanie problemów to umiejętność, którą można i warto rozwijać. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w doskonaleniu tej kompetencji:
1. Praktyka
Najlepszym sposobem na rozwijanie umiejętności problem solving jest praktyka. Warto angażować się w różne projekty, które wymagają rozwiązywania problemów, nawet jeśli nie są one bezpośrednio związane z naszym obszarem odpowiedzialności.
2. Szkolenia i kursy
Istnieje wiele szkoleń i kursów, które koncentrują się na rozwoju umiejętności rozwiązywania problemów. Warto zainwestować w takie szkolenia, aby poszerzyć swoją wiedzę i poznać nowe techniki i narzędzia. W naszej ofercie znajdziesz szkolenie 8D Problem Solving, do którego masz dostęp przez 12 miesięcy.
3. Praca w zespole
Rozwiązywanie problemów w zespole często prowadzi do lepszych rezultatów niż praca indywidualna. Współpraca z innymi pozwala na wymianę pomysłów i doświadczeń, co może prowadzić do bardziej innowacyjnych i skutecznych rozwiązań.
4. Analiza przypadków
Studia przypadków (case studies) to doskonałe narzędzie do nauki rozwiązywania problemów. Analizowanie realnych przypadków, które miały miejsce w innych organizacjach, może dostarczyć cennych wniosków i inspiracji do rozwiązywania własnych problemów.
Podsumowanie
Umiejętność problem solving jest niezwykle cenna, zwłaszcza w dziale jakości, gdzie każdy problem może mieć bezpośredni wpływ na jakość produktów i zadowolenie klientów. Proces ten obejmuje kilka kluczowych etapów, od identyfikacji problemu, przez analizę przyczyn, aż po wdrożenie i ocenę rozwiązań.
Korzystanie z odpowiednich narzędzi i technik, a także ciągłe doskonalenie swoich umiejętności, może znacząco zwiększyć skuteczność w rozwiązywaniu problemów.
Dla osób pracujących w jakości, rozwijanie umiejętności problem solving jest nie tylko kluczowe dla sukcesu zawodowego. Zapewnienia ona także, że produkty i usługi oferowane przez firmę spełniają odpowiednie standardy jakościowe.
Warto więc inwestować czas i zasoby w doskonalenie tej umiejętności, aby być gotowym na każde wyzwanie, jakie może pojawić się na drodze.
Dariusz Kowalczyk
