Przeprowadzanie audytów warstwowych (en. LPA – Layered Process Audit) jest istotnym elementem dojrzałości funkcjonowania organizacji. Dodatkowo przynosi on wiele korzyści kierownictwu, które ma możliwość lepszego poznania procesów produkcyjnych w przedsiębiorstwie.
Poniżej znajdują się główne argumenty, potwierdzające zasadność wdrożenia audytów LPA i ich przeprowadzania przez poziom 2 i 3, czyli kierownictwo. W odróżnieniu od poziomu 1, które wykonuje się raz na zmianę, są on przeprowadzane z mniejszą częstotliwością. Najczęściej raz w tygodniu.
Sprawdzenie czy wyciągane są wnioski z poprzednich audytów LPA
Dzięki tej weryfikacji kierownictwo możne łatwo zainterweniować i sprawdzić, z czego wynika opóźnienie w realizacji działań. Dyrektor lub kierownik szybciej jest w stanie dany temat eskalować na spotkaniach porannych albo spotkaniach z managementem.
Powtarzające się problemy
Może to oznaczać, że mamy do czynienia z problemem systemowym. Jest to krytyczne, ponieważ wewnętrznie powoduje zwiększone koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zewnętrznie natomiast prawdopodobnym scenariuszem jest eskalacja od naszego klienta.
Pokazanie liderowi, jaki jest oczekiwany poziom wiedzy, operatorów i liderów
Mowa tutaj o kwestiach ich kompetencji, jakie są wymagane ich stanowisku pracy zarządzając odpowiednio danym odcinkiem procesu produkcyjnego.
Sprawdzanie, czy produkcja jest pod kontrolą
Dzięki takiej czynności, kiedy kierownik, dyrektor działu lub zakładu przychodzi na linię produkcyjną, może to sprawdzić poprzez zadawanie odpowiednich pytań liderowi. Dwa przykładowe znajdują się poniżej:
– Jak zarządzamy stwierdzoną niezgodnością?
– Czy są jakieś tematy, które wymagają eskalacji?
Zebranie opinii dotyczącej danego obszaru
Dzięki temu od razu definiujemy wiedzę odnoszącą się do tego, gdzie w danej chwili przeprowadzamy audyt LPA. Jeżeli okazuje się, że mamy różne obszary produkcyjne w zakładzie (np. przewody paliwowe i wysokiego ciśnienia) to sprawdzamy, czy te rzeczy, które funkcjonują w jednym obszarze, tak samo funkcjonują w drugim.
Finalnie może nam to posłużyć do polepszenia pracy organizacyjnej poprzez porównywanie audytów wielopoziomowych w tych dwóch obszarach.
Podziękowanie i uznanie dla liderów pracowników za dobrze wykonaną pracę
Jeżeli widzimy, że wszystko jest w porządku na audytowanej linii, to podzielmy się taką opinią pozytywną z liderem. Dzięki temu damy im znać, że ich praca jest przez nas doceniona.
Porównywanie linii/zmian pod względem wyników z audytów LPA
Dzięki takiej aktywności nabieramy większego doświadczenia jako audytorzy LPA. Możemy zobaczyć, gdzie mamy najlepsze praktyki (tzw. best practice) i później wdrożyć się na pozostałych obszarach produkcyjnych.
Eliminacja błędów
Prawidłowo przeprowadzone LPA, identyfikowanie niezgodności i ich odpowiednie zarządzanie wpływa na wszystkie aspekty przedsiębiorstwa , począwszy od BHP, EKO, jakości, wydajności i kwestii dotyczących zmniejszenia zużycia energii.
Świeże spojrzenie
Jeżeli przeprowadzamy taki audyt raz w tygodniu i później mamy do czynienia z różnymi obszarami, to w tym samym miejscu będziemy najprawdopodobniej dopiero za kilka tygodni. A biorąc pod uwagę fakt, że dany lider pracuje na jednej zmianie, zanim „pętla” przydzielonych audytów LPA ponownie dotrze do nas, to minie kolejnych kilka tygodni. Dzięki temu będziemy mieć tak zwane „fresh eye view”, czyli świeże spojrzenie na tą tematykę, którą będziemy weryfikować. Dodatkowo będziemy posiadać większą wiedzę zdobytą podczas przeprowadzania audytów w innych obszarach.
Weryfikacja skuteczności prowadzonych działań, standardów i zmian
Najlepiej ją przeprowadzać poprzez sprawdzanie czy takie działanie zostało wdrożone. Podczas audytu możemy zadać na przykład pytanie:
– przedstaw proszę dokumentację, która tutaj została zaktualizowana
– pokaż mi obrys, który tutaj został dodany na stanowisku.
Od razu jest tak zwany cross-check. Dzięki temu nie tylko przeprowadzamy LPA , ale sprawdzamy, czy to, co było wpisane jako działanie zostało fizycznie zrealizowane.
Czy audyty LPA są zrozumiałe dla wszystkich w zakładzie
Tutaj musimy odpowiedzieć na pytanie: czy wiemy, jaki jest cel i jakie są dla nas wszystkich korzyści? Jak możemy przyczynić się do tego, że będzie zwiększona świadomość operatorów i liderów? Dzięki temu każdy w zakładzie będzie na pozycji „win-win”, bo będzie wiedział, że to nie jest tylko coś, co jest „sztuką dla sztuki”, tylko przynosi wymierną wartość w przedsiębiorstwie.
Kalibracja
Dzięki kalibracji możemy lepiej poznawać liderów i operatorów. Mamy możliwość wymienia się poglądami, zdobywania wiedzy i uczenia się od nich. Finalnie daje to możliwość lepszego zarządzania linią produkcyjną. Umiejętność ta zwiększa też kompetencje osoby przeprowadzającej audyty LPA.
Podejście partnerskie
Eliminuje dystans. Pamiętajmy o tym, żeby mieć do siebie szacunek i nie spoufalać się, bo to nie jest celem. Chodzi po prostu o to, żeby usprawnić naszą komunikację podczas całego procesu audytowego.
Poznanie punktu widzenia produkcji
My mamy swoją optykę, ale produkcja ma inny bagaż doświadczeń, inne realia i kryteria pracy. Czasem to, co nam się wydaje bardzo przejrzyste ma wiele odcieni szarości z punktu widzenia produkcji.
Może na przykład okazać się, że lider ma cały czas nacisk od swojego przełożonego, żeby linia produkcyjna musiała „jechać”, nie może stać, a tym samym nie zgłaszamy problemów, które nie dotyczą naszego obszaru.
Przy tym punkcie LPA można wykorzystać jako narzędzie służące do zdiagnozowania tego typu scenariuszy.
Zaszczepienie podejścia „Wy jesteście naszymi oczami i uszami”
Osoby z biur, czyli kierownicy i dyrektorzy nie są cały czas na linii produkcyjnej. Wiadomo, że największe doświadczenie w tym obszarze posiadają liderzy i operatorzy produkcji. To oni dokładnie wiedzą, czy jakaś maszyna w momencie, kiedy zmieni się jej dźwięk pracy, może doprowadzić do tego, że za chwilę będzie miała awarię i będziemy stać przez dłuższy okres czasu. Dlaczego? Ponieważ ktoś podjął decyzję „run to failure”, czyli ciągłą pracę, dopóki się nie zepsuje.
Tą strategię stosuje się w wyjątkowych sytuacjach. Najczęściej przy zwiększeniu wydajności. Bardzo istotne jest, żeby mieć tą świadomość, że nie będziemy tak często przebywać na produkcji, jak osoby, które są tam cały czas i nie będziemy mieć posiadać wszystkich informacji. Dlatego właśnie produkcja jest naszymi oczami oraz uszami.
Odpowiedź w LPA na pytanie, gdzie trzeba pomóc i znaleźć rozwiązanie
Starajmy się być pomocną dłonią dla lidera i po prostu wspierać go w jego codziennej pracy. Najgorsze co może być to pozostawienie go samemu sobie. Nie mówię, że mamy ciągle kontrolować. Wszyscy jesteśmy dorośli. Wiadomo natomiast, że sam lider czasem też pewnych rzeczy nie „przeskoczy”, jeżeli chodzi o zgłaszanie tematów, z którymi permanentnie ma problem.
Audyt LPA – podsumowanie
Jak widać jest bardzo dużo korzyści, które możemy wyciągnąć przeprowadzając audyty warstwowe na linii produkcyjnej w zakładzie. Warto aby kierownictwo miało tą świadomość. Finalnie wszyscy na tym wygramy.
Na stronie „Bezpłatne narzędzia” można bezpłatnie pobrać automatyczny formularz Excel z możliwością edycji.
Nazwa dokumentu: Formularz Audytu Wielopoziomowego – LPA Layered Process Audit – formularz Excel
Serdecznie zapraszamy do skorzystania w innowacyjnej formy szklenia „LPA – Audyty Warstwowe” w formie nagrań video realizowanego w ramach platformy szkoleniowej Automotive Quality Online.
