Przegląd zarządzania jest aktywnością, która jest wymagana między innymi przez normy ISO oraz standard IATF. Zwykle polega na całodniowym spotkaniu, które jest organizowane przez koordynatora ds. systemów zarządzania jakością. Biorą w nim oczywiście udział także właściciele procesów biznesowych działających w środowisku organizacji.
W ostatnich latach, z powodu pandemii będącej akceleratorem digitalizacji, przegląd zarządzania znalazł też przestrzeń do przeprowadzania w formie zdalnej.
Najważniejsze, żeby mieć plan, czyli na co zwrócić uwagę przed realizacją przeglądu
Przygotowując się do przeprowadzenia przeglądu zarządzania w formie zdalnej musimy je zaplanować odpowiednio wcześniej z pozostałymi uczestnikami. Można je podzielić na poszczególne etapy:
- Przeprowadzenie analizy ryzyka i szans. W moim przypadku dotyczy to standardu IATF, norm ISO 14001, ISO 45001 oraz TISAX (mimo, że nie jest wymagany w odróżnieniu do ISO 27001). Pierwsze trzy grupuję podczas jednego spotkania. TISAX natomiast wymaga zaangażowania innych zasobów obejmujących również funkcje centralne, dlatego ta analiza ryzyka jest przeprowadzana osobno przeze mnie
- Przygotowanie struktury prezentacji dla właścicieli procesów biznesowych
- Zaplanowanie odpowiedniej ilości sesji spotkań oraz jej udokumentowanie. Najlepszym dowodem jest zrzut z ekranu oraz wystawione zaproszenia w kalendarzu
Przegląd zarządzania to także analiza ryzyka i szans
Powyższa analiza jest jednym z kilku elementów danych wejściowych wymaganych przez ISO 9001 w pkt 9.3.2 podpunkt e). Biorąc pod uwagę typowe procesy biznesowe stosowane w branży motoryzacyjnej (zarządzanie biznesem, jakość, BHP/EKO, IT, HR, Utrzymanie Ruchu, Logistyka, Jakość Dostaw, Produkcja, Laboratorium, Ciągłe Doskonalenie, Finanse, Nowe Uruchomienia i Zarządzanie Zmianą, Zintegrowany System Zarządzania ect.) należy dla każdej z tych sesji przeznaczyć od dwóch do czterech godzin.
Ten maksymalny czas może dotyczyć kompleksowych procesów (Nowe Uruchomienia) lub scenariusza, kiedy musimy uwzględnić nowe wymagania odnoszące się do certyfikacji, wymagań korporacyjnych, RODO lub wdrożenia systemu bezpieczeństwa informacji.
Dodatkowym czynnikiem, który w moim przypadku wpływał na czas trwania spotkań, była dostępność uczestników z obu zakładów produkcyjnych. Dokładnie, zgadza się – dwa zakłady. Jest to szczególny scenariusz, gdy ten sam przegląd zarządzania przeprowadza się dla więcej niż jednej lokalizacji. Takie sytuacje też mają miejsce.
Kiedy? Najczęściej, gdy w ramach rozwoju firmy, zbudowany został nowy zakład produkcyjny obok już istniejącego.
Temat zarządzania analizą ryzyka przedstawiony jest w osobnym artykule. Dodatkowo możesz pobrać formatkę przykładowej analizy i wykorzystać ją u siebie w pracy. Analizę ryzyka i szans można też wykorzystać do omówienia z właścicielami procesów realizacji działań, które obejmował wcześniejszy przegląd zarządzania.
Struktura prezentacji, czyli „porządek musi być”
W celu lepszego zarządzania spotkaniem w formie zdalnej najlepiej jest przygotować dla uczestników formatkę prezentacji, która będzie zawierać następujące informacje:
- Realizacja wskaźników (KPI’ów) przypisanych do danego procesu biznesowego
- Opcjonalnie trend obejmujący ostatnie 12 miesięcy lub cały poprzedni rok kalendarzowy. Tutaj najlepiej jest ustalić z kierownictwem jaka jest strategii dla czasookresu
- Plan działań, w przypadku braku niespełnienia przypisanych wskaźników
- Najważniejsze działania przeprowadzone w danym czasookresie
- Działania strategiczne planowane w przyszłości
Ten ostatni punkt jest o tyle istotny, ponieważ od razu w raporcie z przeglądu możemy takie planowane działania uwzględnić zgodnie z wymaganiem ISO 9001 punkt 9.3.3 podpunkt a – możliwości doskonalenia.
Można też dodatkowo rozbudować strukturę prezentacji o zmiany jakie pojawiły się w:
- procedurach zakładowych
- procedurach korporacyjnych
- wymaganiach specyficznych klientów przypisanych do naszego procesu biznesowego
Planowanie spotkań online z uczestnikami
W odróżnieniu od całodniowych spotkań, te przeprowadzane zdalnie muszą uwzględniać istotny czynnik, którym jest czas trwania. Przy spotkaniach online musimy brać pod uwagę to jak długo możemy się koncentrować na wypowiedziach innych uczestników. Z tego powodu jedna sesja powinna trwać maksymalnie od dwóch do dwóch i pół godziny. W tym wypadku nie uwzględniałem przerwy.
Każdy z właścicieli procesów musi też pamiętać, że jego czas to 20-30 minut na zaprezentowanie wszystkich informacji obejmujących punkty wymienione w strukturze prezentacji.
Jeśli jesteś koordynatorem, to ważne, żeby pilnować ten aspekt. W erze wolnych „okienek” w kalendarzu musimy pamiętać, że niektóre osoby od razu po naszym spotkaniu będą się „wdzwaniać” na kolejne.
Zawsze można w takiej sytuacji ustalić sesję dodatkową. Oczywiście w raporcie z przeglądu zarządzania warto zaznaczyć kiedy dana sesja online miała miejsce. Jako dowód „print screen”, czyli zrzut z ekranu z uczestnikami rozwiązuje wszelkie wątpliwości.
Przegląd zarządzania – opracowanie raportu
Jako raport można zastosować standardowe podejście, czyli wymieniamy wszystkie wymagania i odpowiednio wypełniamy w odpowiedniej formatce. Ja natomiast rekomenduję, aby raport z przeglądu stworzyć z prezentacji dostarczonych przez właścicieli procesu. Dzięki temu 95% pracy jest już wykonane.
Na stronie „Bezpłatne narzędzia” można bezpłatnie pobrać formularz Excel z możliwością edycji.
Nazwa dokumentu: Przegląd Zarządzania formatka – formularz Excel
Dariusz Kowalczyk
