Jednostki wspomagające (Remote Location) w branży motoryzacyjnej bardzo często współpracują z zakładem produkcyjnym przy realizacji produkcji. Są one rozdzielone z punku widzenia pełnionej przez nich funkcji wspierającej, którą należy odpowiednio przyporządkować.
Co w takim razie musimy o nich wiedzieć?
Jednostki wspomagające – definicja
Co to jest? To są jednostki wspomagające zakłady produkcyjne, w których nie odbywają się procesy produkcyjne. Skomplikowane? Uprośćmy. Wyobraźmy sobie inwestora brytyjskiego w kraju nad Wisłą. Np. mamy zakład w Polsce zatrudniający dwa tysiące osób oraz biuro w Londynie. W angielskich oddziałach pracują: Dyrektor Strategiczny, Dyrektor Kadr, Dyrektor Finansowy, Dyrektor Sprzedaży i Dyrektor Zakupów – w sumie pięć osób.
Struktura przedsiębiorstwa wygląda tak:
Jak IATF postrzega tych pięciu dżentelmenów? Oni pracują w tzw. zamiejscowej jednostce wspomagającej (remote location) i udzielają „pomocy” zakładowi w naszym kraju.
„Pomoc”, którą otrzymuje fabryka w Polsce musi być ubrana w terminologię IATFu. I tutaj musimy dokonać wyboru z listy, którą nam udostępnił IATF. Mamy do wyboru – 35 funkcji wspomagających. Są to (opis tylko w języku angielskim): After Sales, Calibration, Continuous Improvement, Contract Review, Customer Service, Distribution, Engineering, Facilities Management, Finance, Human Resource, Information Technologies, Internal Audit Management, Laboratory, Logistics, Maintenance, Management Review, Marketing, Packaging, Policy Making, Process Design, Product Design, Production Equipment Development, Purchasing, Quality System Management, R&D, Repair, Sales, Sequencing, Servicing, Strategic Planning, Supplier Management, Testing, Training, Warehousing, Warranty Management.
Jak prawidłowo przyporządkować?
Teraz zajmiemy się prawidłowym dopasowaniem odpowiednich funkcje do wsparcia, które zapewnia nam dane wejściowe. I tak:
Dyrektor Strategiczny – przypisałbym do Policy Making i Strategic Planning
Przedstawiciel Kadr – Human Resource
Dyrektor Finansowy – Finance
Kierownik Sprzedaży – Contract Review, Marketing i Sales
Dyrektor Zakupów – Purchasing
Powyższy opis to jeden przykład, jednak inne kombinacje też są dopuszczalne. Np. może się okazać, że nasz Dyrektor Kadr wspomaga zakład nie tylko w zakresie HR ale również w zakresie „Training” – to też jest możliwe. Ale jeśli mu przypiszemy „Calibration” to prawdopodobnie nie będzie to dobre rozwiązanie – ten gość raczej nie wie jak się prawidłowo trzyma w ręce suwmiarkę.
Jednostki wspomagające – przykład prawidłowego przypisania
Ale gdzie znajduje się opis tych funkcji? Oficjalnie – nigdzie. Więc jak je przypisać dobrze?
Rekomenduję następującą kolejność:
- Zrozumieć co dla nas właściwie robią zatrudnieni w jednostce wspomagającej
- Posłużyć się słownikiem i sprawdzić opisy poszczególnych terminów
- Przedyskutować z auditorem funkcje, które używamy lub chcielibyśmy użyć
Zwróćcie uwagę – ostatni punkt jest zaznaczony pogrubioną czcionką, bo tutaj jest klucz do rozwiązania problemu. Napisałem powyżej, że nie ma oficjalnego opisu funkcji wspomagających, ale nieoficjalnie auditorzy IATFu taki opis mają. Skąd? Jednostki certyfikujące dla własnych potrzeb sporządziły opisy tych funkcji. Takie dokumenty nie są dystrybuowane, ale są bardzo użyteczne. Dlatego tutaj uwzglednilbym jeszcze dwa kolejne punkty:
- Pozyskanie przykładowego opisu funkcji wspomagających
- Wprowadzenie dokumentu z funkcjami wspomagającymi do wewnętrznej dokumentacji systemu zarządzania jakością – przykładowy wycinek poniżej.
Mogę Cię zapewnić Szanowny Czytelniku, że po wdrożeniu tych wszystkich kroków będziesz mieć w sposób jasny i zrozumiały ułożone relacje pomiędzy zakładem a jednostką (-ami) wspomagającą (-ymi).
Wojciech Pająk
